El presupuesto no solo desempeña una importante función inicial en nuestro proyecto, también durante todo su ciclo. Es por tanto, un elemento clave que requiere por nuestra parte de una especial atención y cuidado. Su deficiente elaboración condicionará-de un modo u otro-, el desarrollo de la acción.
El presupuesto, debe atender -de igual modo que lo haría un plan financiero de una entidad económica-, a un objetivo esencial:
- Registrar y asegurar la disposición de todos los recursos necesarios para garantizar el desarrollo de las actividades programadas.
Para lo anterior, la relación entre las actividades y los recursos (descritos en el marco lógico), debe ser clara, precisa y pertinente.
El presupuesto nos ayuda a:
- Verificar si la intervención se ajusta a la realidad, cuantificando los costes económicos y la financiación requerida.
- Nos permite realizar el seguimiento y el progreso de las actividades.
Con frecuencia, la responsabilidad de la elaboración del presupuesto recae en el responsable o director del programa, pero en base a su complejidad, es posible contar con profundos conocimientos y experiencia en gestión económica, requiriendo en estos casos, la asistencia de expertos externos.
Para la confección del documento nos podemos apoyar en recursos informáticos (especialmente aplicaciones como Excel), diseñando una primera plantilla en la que detallemos los materiales y servicios esenciales y necesarios para el desarrollo de las acciones.
Podemos utilizar diferentes modelos de plantilla para el registro, pero quizás la propuesta utilizada por las grandes organizaciones nos resulte más instructiva. Os he subido un ejemplo.
Como he referido anteriormente, en esta planilla describiremos todas y cada una de las actividades descritas en el Marco lógico y su desglose económico, precisando el coste total de cada actividad.
Para elaborar correctamente el presupuesto nos ceñimos a las siguientes fases:
- Planificación. Intervienen todos los agentes con responsabilidad en el proyecto. Pretendemos formarnos una idea general del coste real de la acción y en su caso, las fuentes de financiación.
Es importante no improvisar, debemos ajustarnos a nuestra realidad económica, (contamos con recursos limitados), considerad que cualquier error presupuestario, afectará al desarrollo de las actividades y por lo tanto al propio proyecto.
- Movilización y recursos. Los recursos están destinados a la ejecución de las actividades y a unos resultados esperados y no a otros objetivos.
Nuestro proyecto y su dotación presupuestaria debe estar ajustados a la realidad, sin ello, difícilmente obtendremos financiación de terceros. La visión y misión de ambos debe ser clara y precisa.
- Ejecución. Todas las acciones contaran con recursos económicos suficientes para su desarrollo, si no es así, el presupuesto no está bien elaborado.
- Seguimiento. Los gastos se ajustan a las previsiones. El calendario de actividades no sufre alteraciones. Podemos introducir modificaciones en caso necesario -por la alteración o modificación de los supuestos ambientales previstos-, pero estas incidencias deben estar previstas.
No deberá existir diferencias importantes entre lo presupuestado y los gastos reales. Si esta circunstancia ocurre, será necesario revisar la causa de estas desviaciones y en su caso, aplicar las correcciones necesarias.
- Rendición de cuentas. El cumplimiento de nuestros objetivos junto con el ajuste presupuestario nos aportará credibilidad ante terceros.
Los informes descriptivos (objetivos obtenidos y ajuste económico), deben ser coherentes.
Ejemplo de planilla.
Cuidaros!!
Deja una respuesta